ดร. เกรียงศักดิ์ เจริญวงศ์ศักดิ์

นักวิชาการอาวุโส ศูนย์ศึกษาธุรกิจและรัฐบาล มหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ด

 

ศัลยแพทย์ชาวฝรั่งเศสผู้มีชื่อเสียงท่านหนึ่งได้กล่าวไว้อย่างน่าคิดว่า “ถ้าผมมีเวลาแค่ 4 นาที ในการผ่าตัดคนไข้ ผมจะใช้เวลา 1 นาที เพื่อวางแผนการผ่าตัดให้ดีที่สุด และใช้เวลา 3 นาทีที่เหลือในการผ่าตัด”

จากประสบการณ์ส่วนตัว ผมพบว่า หากเรายอมเสียเวลาส่วนหนึ่งในตอนแรกเพื่อคิดวางแผนให้รอบคอบก่อนจะเริ่มดำเนินการใด ๆ  ส่วนใหญ่งานนั้นมักจะได้ผลงานที่มีคุณภาพตามเป้าหมาย ไม่ต้องย้อนกลับไปเริ่มต้นนับหนึ่งใหม่เพราะทำผิดพลาด

หลักการสำคัญที่เราควรเรียนรู้ คือ เราต้องคิดวางแผนให้ดีที่สุดก่อนการทำสิ่งใด ๆ

จำไว้ว่า...เราอาจไม่มีโอกาสเริ่มต้นใหม่เป็นครั้งที่สองก็เป็นได้

ดังนั้น หากเราต้องการใช้เวลาและใช้ชีวิตอย่างเห็นผลสำเร็จที่คุ้มค่า เราจำเป็นต้อง “วางแผนการใช้เวลา” อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อบรรลุเป้าหมายที่ได้วางไว้  โดยไม่ละเลยหรือปล่อยชีวิตให้เป็นไปตามความเคยชิน

ในกรณีที่เรายังเป็นนักบริหารเวลามือใหม่ ข้อแนะนำประการสำคัญที่ควรทำ ไม่ใช่เริ่มต้นด้วยการวางแผนว่าพรุ่งนี้เราจะทำอะไร แต่ควรเริ่มต้นด้วยการรู้ว่า มีอะไรที่เราต้องทำในชีวิตนี้ ก่อนที่จะกำหนดว่า เราจะทำสิ่งเหล่านั้นในเวลาใด

สิ่งสำคัญที่เราต้องทำ นั่นคือ การเขียนสิ่งที่ต้องทำออกมาทั้งหมด โดยสำรวจดูกิจกรรมทั้งหมดที่จำเป็นต้องทำ จากนั้นให้เขียนลงในกระดาษเขียน เพื่อให้เกิดความชัดเจนและเพื่อไม่ให้ตกหล่นไปในบางเรื่อง

กิจกรรมที่เราจะเขียนนั้นควรครอบคลุมแง่มุมทุกด้านของชีวิต ทั้งในด้านชีวิตส่วนตัว ครอบครัว การทำงาน มิตรภาพ ความรัก กิจกรรมเพื่อสังคม เป็นต้น ทั้งนี้เพื่อความสำเร็จในชีวิตที่ครบถ้วนสมบูรณ์ทุกด้านอย่างแท้จริง

ในภาคปฏิบัติแนะนำว่า เริ่มต้นเขียนจากหัวข้อใหญ่ก่อน เช่น กิจวัตรประจำวัน งานประจำ งานอดิเรก เวลาพักผ่อนสุดสัปดาห์ เป็นต้น โดยให้นำกระดาษมาหลาย ๆ แผ่น กระดาษหนึ่งแผ่นให้เขียนแต่ละหัวข้อ

จากนั้น ให้เขียนกิจกรรมที่ต้องทำในหัวข้อเหล่านั้นออกมาให้มากที่สุดเท่าที่นึกได้ โดยนึกถึงกิจกรรมที่เราต้องทำในแต่ละวัน แต่ละสัปดาห์ แต่ละเดือน แต่ละไตรมาส แต่ละปี เป็นต้น รวมไปถึงกิจกรรมที่เราวางแผนว่าจะทำ กิจกรรมที่ต้องทำเป็นพิเศษเจาะจงในบางช่วงเวลา และกิจกรรมที่อาจเกิดขึ้นโดยไม่คาดคิดในอนาคต

กิจวัตรประจำวันที่เราต้องทำมีอะไรบ้าง........

งานประจำที่เราต้องทำมีอะไรบ้าง.........

งานอดิเรกที่เราอยากจะทำมีอะไร.........

วันสุดสัปดาห์เราตั้งใช้ใช้เวลาทำอะไร.....................

สิ่งอื่น ๆ ที่คิดว่าจำเป็นต้องทำ หรือสิ่งที่อยากจะทำมีอะไรอีกบ้าง......................

ขั้นตอนการเขียนรายละเอียดกิจกรรมนี้อาจต้องใช้เวลาค่อนข้างมากพอสมควร หากเขียนออกมาไม่ได้ทั้งหมดทุกเรื่องในคราวเดียว สามารถเพิ่มเติมในภายหลังได้ 

จำไว้ว่า....ยิ่งเขียนกิจกรรมออกมาได้มากเท่าใด เรายิ่งสามารถบริหารแผนและบริหารเวลาได้สมจริงมากขึ้นเท่านั้น

การเขียนสิ่งที่ต้องทำทั้งหมดออกมา เป็นขั้นตอนสำคัญที่เราควรทำ ก่อนที่จะก้าวไปสู่การวางแผน เพราะจะช่วยให้เราเห็นภาพ “กิจกรรม” ทั้งหมดที่เรา ‘ต้องทำ’ ‘ควรทำ’ ‘อยากทำ’ หรือ ‘ตั้งใจจะทำ’ และสามารถนำมาลงตารางเวลาที่จะทำได้อย่างเหมาะสม ทำให้เห็นเป้าหมายความสำเร็จได้อย่างชัดเจน